個人情報保護方針及び利用目的
1. 個人情報保護方針
一般財団法人 日本海事協会(以下、「本会」といいます。)は、顧客(取引先を含みます。以下、「顧客」といいます。)および本会の業務に従事するすべての従業者(正職員・常勤嘱託・アルバイト等の雇用関係にある従業員のほか、役員等、業務委託および派遣職員を含みます。以下「従業者」といいます。)の個人情報を取扱い、事業を実施・継続しております。「顧客および従業者の個人情報を適正に取扱うこと」が、本会の目的達成において、重要な社会的責任であると認識し、個人情報保護方針を策定いたしました。本方針を全従業者に周知し、遵守の徹底を図り、個人情報の適正な取扱いに努めてまいります。
1)本会が実施している主たる事業・業務
(1) 船級及び船舶の設備の登録
(2) 船舶、舶用機器、艤装品、その他の機器類、構造物、材料等の検査
(3) 安全管理システム、船舶保安システム及び海上労働システムの審査登録
(4) 各種マネジメントシステム等の審査登録
(5) 安全及び環境の保全に関する検証及び認証
(6) 再生エネルギーに関する検査及び認証
(7) 技術サービス
(8) 人材の育成
(9) 労働者派遣業務
(10) 研究開発
(11) 条約関連
(12) IT情報サービス
(13) 国際貢献
(14) その他本会の目的を達成するため必要な事業
(15) 従業者の募集・採用、雇用・労務・人事管理業務
(16)各業務を支援する総務、経理財務、企画、営業業務
(17)その他、各事業・業務を遂行するために必要な付帯する業務
2)本会は、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます)その他の法令及び「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」その他のガイドラインを遵守して、個人データの適正な取扱いを行います。
3)本会は、実施している事業・業務において特定された利用目的の達成に必要な範囲で顧客および従業者の個人情報を適切に取得、利用および提供します。本会内管理体制を強化し、目的外利用を行わず、そのための会規の策定、周知、徹底等の措置を講じます。
4)本会は、必要、かつ、適切な安全管理措置を講ずることにより、個人情報に対する不正アクセス、盗難、不正な持ち出し等による紛失、破壊、改ざん、漏えい、滅失またはき損、関連する法令に対する違反、経済的な信用の失墜、本人への影響の防止、是正および予防措置に努めます。
5)本会は、個人情報に関する法令を遵守します。これを常に最新状態に維持します。
6)本会は、個人情報の苦情および相談に対して、迅速かつ適切な対応をします。
7)本会は、個人情報を保護するためのシステムを確立、運用、点検、是正および予防措置を実施し、継続的改善に努めます。
2. 個人情報の利用目的
本会は、収集した個人情報を、下記の目的に利用いたします。
- 社会保険関係の手続き、本会内貸与、職員名簿作成等
- 報酬及び諸手当の決定及び支給、通勤費の算出及び支給、源泉徴収や社会保険の手続き、法律上要求される諸手続き
- 給与・賞与査定、昇格・進級試験、配属決定、採用時情報、その他雇用管理
- 健康的な就業状態の確保、適正な健康管理、健康福祉及び健康増進、その他健康管理
- 福利厚生及び福利厚生に関する手続き
- 防犯、職員証明書(IDカード)作成、その他防犯管理
1) 顧客と締結した契約を履行(ご請求、お支払いを含む)するため
2) 顧客との商談、打合せ、連絡、契約をするため
3) 船級関連業務の実施、関連するアフターサービスに関する情報のお知らせのため
4) 本会に対するご意見、ご要望等への回答を行うため
5) 本会が出版する書籍等のご案内のため
6) 本会の研究発表会、セミナー等の開催のご連絡のため
7) 新サービス(技術)および催事の企画、開発、案内のため
8) 従業者の雇用・労務・福利厚生・人事管理、公的手続き業務に関連する事項を管理するため
10)その他、本会事業・業務に付帯関連する業務を実施するため
個人情報の取扱いについて
1. 個人情報の取得について
顧客および従業者に対し利用目的等を明確にし、顧客および従業者が同意したその利用目的の達成に必要な範囲内において適法、かつ、公正な手段によって取得いたします。
<事業者の名称及び代表者の氏名>
一般財団法人 日本海事協会
〒102-8567 東京都千代田区紀尾井町4番7号
代表理事 会長 坂下 広朗
2. 個人情報の利用について
本会は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を利用します。なお、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は、必要事項をご本人に通知し、同意された利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
但し、次のいずれかに該当する場合は、除きます。
a) 法令に基づく場合
b) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
c) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
d) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
3. ご本人へのアクセスについて
顧客および従業者が同意した利用目的の達成に必要な範囲内において適法かつ適切にご本人にアクセスいたします。
但し、次のいずれかに該当する場合は、除きます。
a) 法令に基づく場合
b) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
c) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
d) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
e) 個人情報の取扱いの全部または一部を委託された場合であって、当該個人情報をその利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱うとき
f) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合であって、利用目的などを本人に明示、通知または公表することなく取得した個人情報を利用するとき
4. 個人情報の第三者提供について
個人情報を第三者に提供する場合、あらかじめ、ご本人に対して、必要事項を通知し、同意を得ます。また、特定した利用目的の達成に必要な範囲内でこれを行います。
但し、次のいずれかに該当する場合は、除きます。
a) 法令に基づく場合
b) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
c) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
d) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
e) 特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を委託するとき
f) 下記5b)共同して利用する者の範囲に掲げる者に対して、提供するとき
5. 個人情報の共同利用について
個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合があります。
a) 共同して利用される個人情報の項目
株式会社ClassNKコンサルティングサービス、株式会社シップデータセンターにおいて事業・業務を遂行するために必要な個人情報及び従業者の募集・採用、雇用・労務・福利厚生・人事管理に必要な個人情報の項目
1) 氏名、住所、生年月日、電話番号(メールアドレス含む)、職歴等の個人に関する情報
2) 世帯に関する情報
3) 契約に関する情報
4) 契約経緯・契約ニーズに関する情報
5) リスク管理に関する情報
6) 経営管理に関する情報
7) 営業に関する情報
b) 共同して利用する者の範囲
株式会社ClassNKコンサルティングサービス、株式会社シップデータセンター
c) 共同して利用する者の利用目的
1) 顧客と締結した契約を履行(ご請求、お支払いを含む)するため
2) 顧客との商談、打合せ、連絡、契約をするため
3) 営業を推進するため
4) 遂行している事業・業務を実施するため
5) 従業者の雇用・労務・福利厚生・人事管理、公的手続き業務に関連する事項を管理するため
6) 従業者の募集・採用に関連する事項を管理するため
7) その他、事業・業務に付帯関連する業務を実施するため
d) 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称等
共同利用する個人情報の管理については、本会が責任を負います。当会の住所及び代表者氏名については、上記1ご参照
6. 個人情報取扱いの委託について
円滑な事業運営を行い、適切に事業・業務を提供するために、事業・業務の全部または一部を委託する場合があります。この場合、特定した利用目的の達成に必要な範囲内において適法かつ適切にこれを行い、個人情報を適正に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において、個人情報の適正な取り扱いに必要な適正管理および機密保持事項等を取り決めて契約いたします。
7. 安全管理措置について
本会は、個人情報について、漏洩、滅失又は毀損の防止等、その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます。かかる安全管理措置の概要は次のとおりです。
(基本方針の策定)
個人データの適正な取扱いの確保のために、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針(「個人情報保護方針」)を策定しています。
(個人情報の取扱いに係る規律の整備)顧客との商談、打合せ、連絡、契約をするため)
個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人情報の取扱いに関する規程を策定しています。
(組織的安全管理措置)
- 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報の取扱いに関する本会の規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
(人的安全管理措置)
- 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
(物理的安全管理措置)
- 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。
(技術的安全管理措置)
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
(外的環境の把握)
本会は、日本国内に限らず、海外事務所においても個人情報を取り扱っており、個人情報を保管している海外事務所の所在する各国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。本会の海外事務所の所在国については、「サービスネットワーク」のページをご覧ください。
8. 個人情報を提供されることの任意性について
利用目的の達成のために必要とされる個人情報が提供されない場合、各種事業・業務等を適切な状態で提供できない場合があり、利用目的が達成されないことがあります。
9. 個人情報に関する事項の周知および開示等の請求について
本会は、ご本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用停止、消去および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報に関して、ご本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止(以下、「開示等」といいます。)を求められた場合は、遅滞なくこれに応じます。
本会が保有する個人情報に関する開示等を希望される場合は、以下の個人情報相談窓口までご連絡ください。
10. 個人情報に関するお問い合わせ
本会の個人情報の取り扱いに関する苦情(上記9に基づく開示等の請求に係る本会の措置への不服申立て、仮名加工情報及び匿名加工情報の作成その他の取扱いに関する苦情申入れも含みます。)、その他のお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。
<個人情報相談窓口>
一般財団法人 日本海事協会 総務部
住所 : 102-8567 東京都千代田区紀尾井町4番7号
電話番号 : 03-5226-2011 E-mail : gad@classnk.or.jp
受付時間 : 平日10:00 ~ 17:00 土日祝祭日・年末年始を除く